【令和4年最新】IT重説マニュアル要約。FAQ33選をまとめてみた

令和4年5月18日から、不動産取引時の書面が電子書面で提供できるようになります。

電子書面提供が可能になったことで、不動産業界にも新たな変化が見込まれます。

令和4年4月末には、国土交通省からIT重説マニュアルが発表されました。

しかし、量が膨大で、どこから要点を掴めば良いのか、なかなか難しいところです。

不動産人
不動産人

マニュアル読んでもよくわからん...

内容が把握しきれていない方向けに、Q&Aからより具体的にイメージを掴むために、記事を作成してみました。

マニュアルを読み解くヒントに、ご参考にしていただければ嬉しいです。

本記事は「重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びITを活用した重要事項説明実施マニュアル」(国土交通省)(PDF)をもとに編集作成しております。極力マニュアルの文章に基づいてまとめておりますが、本記事によって生じた損害は一切責任を負いかねますので、その点ご了承お願いします。(最終更新 令和4年5月14日)

マニュアルには、33の質問と回答が記載されています。

OTOMO
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なお、マニュアルが令和3年に発行されているものもWEB上には残っているので、お間違いなきようこちらが最新です。

IT重説の記事についてはこちらをご参考ください。

IT重説の売買はいつから?令和4年度最新の国交省マニュアルからわかりやすく解説!

▼目次からも質問項目が見れます!

目次

IT重説の全般的なFAQについて

Q&Aについて

まず、全般的なFAQは、14個挙げられています。

原文だと複雑になるので、主旨からずれない形で以下紹介します。

なお、電子書面提供は、正式には重要事項説明書等の電磁的方法による提供といいます。

重要事項説明書等の電磁的方法による提供

媒介契約書、重要事項説明書、契約書(宅建業法第 34 条の2、第 35 条及び第 37 条に基づき交付する書面)について、紙に代えて、電子的に作成した書面(以下「電子書面」という。)を電子メールや Web からのダウンロード形式等を活用して電磁的方法により提供することを指します。

この記事では、簡略化してイメージを掴むため「電子書面提供」という言葉を用いて説明します。

マニュアルの参照部分は、P38〜P42です。

全般的なFAQ14選

電子書面提供やIT重説には、事前登録が必要?

必要ありません。遵守すべ き事項・留意すべき事項が、マニュアル内に記載されています。

OTOMO
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マニュアルには、遵守するべき内容留意するべき内容が記載されています。こちらは別途まとめます。

電子書面提供やIT重説を求められた場合には、必ず実施しなければならないの?

必ず実施しなければいけないということはありません。

宅建業者は、自らのIT環境や案件の特性を踏まえて、電子書面提供やIT重説の実施の可否について判断をすることができます。

電子書面提供やIT重説を求められた場合、承諾を得ることは必要?

必要です。

OTOMO
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承諾を得ることは、遵守事項になっています。

顧客のIT環境が事前に確認後と異なる場合、実施可能?

顧客のIT環境を事前に確認した。その後、急遽、事前に確認したIT環境とは異なる機器等を利用したいという要望が顧客からあった。この場合にも実施することは可能?

説明の相手方等が新たに利用するIT環境を確認し、宅建業者において問題がないと判断すれば、電子書面提供やIT重説の実施は可能

なお、以下を、事前に承諾を得たものから変更する場合改めて承諾を、相手方等から、書面か電子メールで得る必要あり。

・電子書面の提供方法の種類(電子メール やダウンロード形式等)
・重要事項説明書等の電子書面のファイルへの記録の方式 (ソフトウェアの形式(Excel や PDF 等)やバージョン等)

電子書面の提供の承諾は、誰から得る必要がありますか?

電磁的方法による提供を行う対象の書面によって承諾を得るべき対象は異なります。

OTOMO
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以下、参考の図です。

対象書面承諾対象者
34 条の2書面
(媒介契約)
媒介の依頼者に対して
35 条書面(重説) 売買であれば買主、賃貸であれば借主、交換であれば取得する各当事者
37 条書面(契約書)(1)自ら当事者として契約を締結した場合には、当該契約の相手方
(2)当事者を代理して契約を締結した場合には、当該契約の相手方及び代理を依頼した者
(3)自らの媒介により契約が成立した場合には、当該契約の各当事者

電子書面の承諾は、媒介契約書、重説、契約書、それぞれ分けて行う必要がある?

電子書面の承諾は、34 条の2書面、35条書面、 37 条書面それぞれ分けて行う必要がある?

分けて行うほか、電子書面の種類が承諾の際に明示的に特定されるのであれば、一度に承諾を得ることは可能です。

上記電子書類の提供と、IT重説に係る意向確認 は、それぞれ分けて行う必要がある?

分けて行うほか、電子書面の種類が承諾の際に明示的に特定されるのであれば、一度に承諾を得ることは可能です。

複数の取引の電子書面提供の承諾は、一度にまとめて行ってもよい?

一人の依頼者が「複数の不動産取引」を「同一の宅建業者に依頼」する場合、電子書面提供の承諾を一度にまとめて行ってもよい?

分けて行うほか、電子書面の種類が承諾の際に明示的に特定されるのであれば、複数の取引について一度に承諾を得ることは可能です。

ひな形はある?また、承諾書に署名や押印は必要?

電子書類提供や、IT重説の意向確認の法定様式やひな型はある?

また、承諾や意向確認の際に相手方の署名や押印は必要?

法定様式やひな型はありません。また、署名、押印を必要とする定めもありません。

なお、電子書類提供の承諾を得る際には、説明の相手方等に必ず伝えなければならない情報を含め、例えば、以下のような項目を立てることが考えられるとされています。

承諾を得るための様式を作成される場合の参考としてください。 (原文ママ)

〔 重要事項説明書等の電磁的方法による提供 〕

  • 承諾した年月日
  • 承諾を取得するための様式の作成者名(宅建業者名)
  • 重要事項説明書等の電磁的方法による提供を行う対象となる取引と書面が特定できる記載
  • 重要事項説明書等の電子書面を提供する方法
  • 重要事項説明書等の電子書面のファイル形式
  • 承諾した場合でも、改めて拒否する旨を申出ることができる旨とその方法
  • 機器や回線トラブル等が生じた場合に重要事項説明書等の電磁的方法による提供を中止し、書面(紙)による交付に代える場合がある旨

承諾は、電子メールやLINEなどのSNSを利用することは可能?

個別に判断が必要。LINEなどのSNSは、その機能に応じて個別に判断する必要があります。

まず、承諾を得るために用いることができる手段は以下とされています。

承諾を得る場合に用いることのできる手段

  1. (書面)
  2. メール(相手方が電気通信回線を通じて承諾をする旨を送信し宅建業者の使用する機器に記録する方法)
  3. Web 上での承諾の取得(宅建業者の機器におけるファイルに記録された電磁的方法の種類及び内容を電気通信回線を通じて閲覧した相手方が当該ファイルに承諾する旨を記録する方法 ) ※宅建業者が書面の交付時に利用することができるダウンロード方式とは異なる。
  4. 相手方が承諾する旨を記録した磁気ディスク等を交付する方法
OTOMO
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これを解釈に当てはめると・・・

電子メールと同様に電気通信回路を通じてメッセージで承諾をする旨を送信するのであれば

LINEなどのSNSに設けられた承諾フォーム上で承諾を得る場合であれば

当てはまり得るものと考えます。

なお、いずれの場合も相手方が記載事項を出力し書面を作成できるものであることが必要となります。

単にスクリーンショットを印刷できるものではなく、書面に出力可能なファイル形式であることが必要ということです。

外国在住の方でも可能か?

可能です。 実施場所に制約はありません。

共同媒介や契約の相手方が複数いる場合でも可能か?

可能です。

なお、共同媒介や契約の相手方が複数いる場合も、重要事項説明書等の提供先、重要事項説明の相手 方や説明を行わなければならない宅建士は、書面(紙)による場合の考え方と変わりありません。

特に、35 条書面及び37 条書面の提供は、書面(紙)交付同様、共同媒介に関与する全ての宅建業者の宅建士の記名を行うことを失念しないよう留意してください

セキュリティに不安がある状態でも可能?

顧客のIT環境が、既にサポートが切れているOSを使用している。 セキュリティ上の不安がある状態でしたが、このような場合でもIT重説を実施可能か?

セキュリティレベルについては、OSだけではなく回線のセキュリティ等の全てを勘案して判断すべきものです。宅建業者においてセキュリティに懸念が残る場合には、実施しないことが望ましいと考えられます。

個人情報保護に特別な対応は必要か?

顧客の個人情報保護については、個人情報取扱指針を示しています。電子書面提供やIT重説を行うに際して、さらに対応すべきことはあるか?

宅建業者が行う顧客情報の収集や管理に関しては、個人情報保護法を踏まえた対応を行う必要があります。

IT重説を行う際に利用するサービスによっては、当該サービス提供事業者が示している個人情報保護に関するルールが、宅建業者が定めるルールと異なる場合もあります。

宅建業者は事前にその内容を確認し、宅建業者自身が定めるルールと差異がある場合には、その内容も含めた形で、個人情報の取扱指針等の提示等を行い、個人情報取得に当たっての同意の取得等を行う必要があります。

重要事項説明書等の電子書面提供についてFAQ12選

重要事項説明書等の電子書面提供についてFAQ12選

次に、電子書面提供についてです。

マニュアル該当箇所は、P43〜P46です。

電子書面提供のFAQ12選

電子書面提供の承諾方法に決まりはあるか?

電子書面提供の承諾を得るに当たり、電磁的方法の種類及び内容を説明の相手方等に示す必要があると思います。

使用する電磁的方法の種類及び内容を選択肢として全て列記した上で、この中のいずれかの方法で行う旨を示して、承諾を取得することは認められるか?

→列記した全ての方法について、相手方に説明の上承諾を得られるのであれば認められると考えられます。

ただし、トラブル防止の観点からは、宅建業者が実際に用いる予定の電磁的方法の種類及び内容を特定した上で、相手方等の承諾を得ることが望ましいと考えられます。

OTOMO
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例えば以下のようなケースでしょうか。

・Zoom
・Facetime
・LINE
いずれかでビデオ通話を行う

電子書面提供する場合、どのタイミングで提供を行うのが適切か?

電磁的方法による提供を行う対象の書面によって、タイミングは異なります。

対象書面承諾対象者
34 条の2書面
(媒介契約)
契約の締結・成立後に遅滞なく提供を行う必 要があります(※)
35 条書面(重説) 重要事項説明を実施する前に説明の相手方に提供を行う必要 があります。
37 条書面(契約書)契約の締結・成立後に遅滞なく提供を行う必 要があります(※)

※ 34 条の2書面、37 条書面は「契約を締結したとき」「契約が成立したとき」に遅滞なく交付すべき書面であるため、契約締結・成立の前にこれらの書面を交付(電磁的方法による提供を含む。)することは、宅建業法上認められません

相手方に、端末を貸与して35 条書面の説明を行うことは可能?

可能です。ただし、以下のいずれかが必要です。

  1. 説明の開始前に電磁的方法による提供を済ませていること(相手方の使用に係る電子計算機等が行われていることが必要)
  2. 説明の際にデバイスに表示している書面の内容が相手方に提供したものと同一であること

電子書面から紙への切り替えは可能?

承諾した説明の相手方等が、口頭で拒否を申し出があった。拒否の申出を別途書面や電子メール等で受領することなく、書面(紙)での重要事項説明等に切り替えることはできるか?

任意で切り替えることができます。

ただし、取引の安全を図るため、書面に出力可能なファイル形式で拒否の申出を受領した上で、書面での重要事項説明等に切り替えることが望ましいと考えられます。

また、このような場合を想定し、承諾を得る際に書面への切り替えを行う可能性があることやその旨を記載することも考えられます。

「当該宅建士の記名」とは、電子署名が必要?

重要事項説明書等の電子書面提供には、宅建士の明示において必要となる「当該宅建士の記名」とは、電子署名が必要か?

宅建士の氏名が判別できるのであれば、単に印字されているだけでも構いません

「宅建業者による記載すべき事項」は外部URLでもいいの?

重要事項説明書に記載すべき内容は、外部URLのみを記載することで「宅建業者による記載すべき事項」を提供したことになりますか。

外部URLの記載のみでは、「宅建業者による記載すべき事項」を提供したことにならないと考えられます。

重説の添付書類は、全て要件を満たす必要がある?

重要事項説明書に記載すべき内容を「別添参照」などの記載で添付書類に委ねている場合には、当該添付書類も重要事項説明書の一部と考えられます。

そのため、電磁的方法による提供に係る要件を満たす必要があります。

一方で、一般的な規制の内容の説明等、重要事項説明書に記載すべき内容以外を示す資料については、この限りでないものと考えられます。

電子書面が改変されていないかどうかの確認は?

「電子書面が改変されていないかどうかを確認することができる措置」の例として、電子署名とタイムスタンプが挙げられています。

その他の措置(電子署名とタイム スタンプ以外の措置)はどのようなものが認められますか?

→現時点で国土交通省が確認できている「電子書面が改変されていないかどうかを確 認することができる措置」は、電子署名とタイムスタンプです。

電子署名とタイムスタンプ以外の措置については、今後の技術進歩を踏まえて、新たな対応方策が生じた場合には、国土交通省で確認を行い、確認ができた措置については追加的にお示ししたいと考えています。

OTOMO
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今後、実務運用の中で新しい可能性も生まれるかもしれません。

電子書面を提供した旨の通知方法は、提供方法と異なる方法でないといけない?

通知方法に指定はなく、マニュアル内に例示した方法以外でもOK。

ただし、提供方法と異なる通知方法の方が通知の精度が上がると考えられることから、マニュアルにはこのような方法を示しています。

35条書面に記載変更が必要な場合、再度電子書面を作ってやり直す必要がある?

説明の全てをやり直す必要はありません。

ただし、以下の対応が必要になります。

  • 修正点を明示
  • 新たに電子書面を作成
  • 電子署名やタイムスタンプ 等により「改変されていないかどうかを確認することができる措置」を施して提供

ダウンロード可能期限を設定することは可能?

IT重説の実施に先立ち、送付する書類等を電磁的方法により提供する場合に、ダウンロード形式であればダウンロード可能期限を設けてもいいか?

ダウンロード可能期限を設定することは可能です。

ただし、電子書面を提供した旨を通知した後、電子書面が説明の相手方等に到達して いることの確認について、説明の相手方等へ依頼する必要があります。

なお、仮に期限までにダウンロードがなされなかった場合には、他の手段で電子書面が相手方に到達しない限り、電子書面を提供したことにはなりませんので注意が必要 です。

承諾のクリックの取り扱いについて

説明の相手方等がブラウザ上で「承諾する」をクリックすることで承諾を得る場合、承諾された旨が宅建業者の使用するPCのブラウザ上に表示されれば、書面に出力可能だと判断してもよいでしょうか?

→ブラウザ上に表示された「承諾する」旨が、宅建業者のPCにおける書面に出力可能なファイル形式でダウンロードできる場合には、「書面に出力可能」だと考えられます。

ITを活用した重要事項説明関係FAQ

ITを活用した重要事項説明について

そして、最後のパートです。

条例の説明はどうする?

不動産取引を行うに当たり、地方自治体の定める条例により説明が義務付けられて いる事項がありますが、これについてもIT重説で実施していいのでしょうか?

物件が所在する地方自治体の定める条例等により、宅建業法で定める重要事項説明に加えて「説明」が義務づけられている事項がある場合があります。

その際は、その説 明にITを活用するかについては、条例を定める地方自治体の方針に従う必要があります。

事前に地方自治体に確認することが望ましいと考えられます。

重要事項説明書の事前送付について

「重要事項説明の実施に先立ち、宅建士により記名された重要事項説明書及び添付書類を、説明の相手方に送付している必要がある。」これは、IT重説の場合、 送付時点で改変されていないかどうかを確認することができる措置が必要か?

IT重説を行う前までに必要となります。

重要事項説明書の案など、最終的に交付するものではない場合には、改変されていないかどうかを確認することができる措置は必要ありません。

IT重説の実施状況を録画・録音する場合の個人情報保護の注意点は?

IT重説の実施状況を録画・録音する場合、説明の相手方の顔等の情報を取得するため、個人情報の取得に該当します。

そのため、宅建業者は、個人情報の取得に関して以下の措置を取る必要があります。

  • あらかじめその利用目的を公表する
  • 速やかに、その利用目的を本人に通知又は公表する

(個人情報の 保護に関する法律(平成 15 年法律第 57 号)第 21 条第1項)。

また、取得した録画・録音記録に関しては、個人情報として、漏えい、滅失又は毀損の防止その他の必要かつ適切な措置を講じなければなりません。

特に、個人情報の漏えい、滅失等が生じたときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならないことに留意が必要です(個人情報の保護に関する法律第 26 条第1項)。

なお、録画・録音に関しては、抵抗を感じる方をいらっしゃいます。

そのため、IIT重説の実施状況を録画・録音する場合には、トラブル防止の観点から、相手方から明示的な同意を得ることが望ましいと考えられます。

録画の際にセンシティブ情報が出たら、IT重説の中止は可能?

可能です。

相手方が勝手に録画を始めたらどうしたらいい?

説明の相手方が、宅建士の同意がないままIT重説の実施状況を録画・録音し始め、 録画・録音の中止を求めても停止しない場合には、どのように対応する必要がありますか?

→宅建士の判断で、IT重説を中止できます。

録画・録音記録は、どのくらいの期間、管理する必要がある?

IT重説の実施状況の録画・録音記録は、宅建業者の判断で取得するものであることから、原則として宅建業者の判断で、保存期間を定めることになります。

ただし、録画・録音記録は、説明の相手方の個人情報に該当します。

そのため、利用目的の範 囲を超えて管理することは妥当ではありません。

取得に際しての利用目的に違背しないかを確認することが必要です。

例えば、IT重説を実施した後に、結果として契約に至らなかった場合には、事後の賃貸取引に係るトラブルが発生する可能性が低いため、特段の必要性がない限り、速やかに廃棄等を行うことが望ましいと考えます。

また、逆にトラブル防止のために取得することについて、説明の相手方の同意を得ている場合には、その取引にしたがって必要な期間管理することが必要となります。

宅建業者が一定期間経過後に、取得した録画・録音記録を廃棄しようとする場合、説明の相手方において不測の損害等が生じないよう留意することが必要です。

OTOMO
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個人情報の取り扱いに注意です。

IT重説録画中に同席した人がいる場合、どうする?

個人情報保護に関する同意は、説明の相手方からのみ取得しているので、その効力はその他の方には及びません。

そのため、一旦IT重説を中止し、他の参加者からも同意の取得等を行うか、または、同席されている方の離席を促す必要があります。

まとめ

以上、IT重説のFAQについてまとめてみました。

実際に運用が始まると、さらに事例も増えて、変わってくる部分もあると思います。

実際、こういう場合どうなのか?という疑問があれば、お気軽にお問い合わせください。

問い合わせするなどして、可能な限り調べてみます。